КЭДО может стать обязательным для всех

Развитие электронного документооборота в России ускоряется. Переход на цифровые документы имеет много преимуществ, поэтому цифровизация кадрового делопроизводства была лишь вопросом времени. Новые законы позволяют работодателям вести документацию онлайн без дублирования на бумаге. Но делает ли это кадровый электронный документооборот обязательным? Почему КЭДО должен быть обязательным? Как это повлияет на кадровое делопроизводство?

Цифровизация стала ключевым направлением развития бизнеса. Это позволяет компаниям перевести большую часть документов в онлайн, уменьшая бумажную работу. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно облегчает работу сотрудников и становится необходимым инструментом кадрового делопроизводства. Однако некоторые компании всё ещё используют бумажные документы, что создаёт проблемы с сортировкой, хранением и безопасностью.

Трудовой кодекс РФ предусматривает множество документов, связанных с работой — более 80 видов. Учитывая разнообразие и длительный срок хранения документов (например, трудовые договоры хранятся 75 или 50 лет в зависимости от даты заключения), необходимость перехода на ЭДО становится очевидной. И это не единственный фактор, способствующий переходу на электронный документооборот. Пандемия коронавируса также подтолкнула многих работодателей к переходу на кадровый ЭДО.

Кадровый электронный документооборот: изменения в законодательстве

29 апреля 2021 года в Госдуму был внесён законопроект, который добавляет в ТК РФ статью 22.1 и позволяет оформлять и применять кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Это упрощает трудоустройство в другом городе и подписание трудового договора без посещения офиса. Инициаторы предлагают для организации кадрового ЭДО использовать цифровую платформу «Работа России», доступную через «Госуслуги» или информационную систему работодателя при соблюдении требований ТК РФ. Закон вступил в силу 16 ноября 2021 года для организаций, участвовавших в эксперименте, и с даты публикации Федерального закона № 377-ФЗ для остальных компаний.

Сейчас кадровый электронный документооборот не обязателен, но работодатель может сам решить, переходить ли на него. Если он выбирает переход, то должен уведомить сотрудников и получить их согласие. Внедрение кадрового ЭДО может быть предусмотрено коллективным договором для всей организации при согласии большинства сотрудников. Расходы на электронные подписи берёт на себя работодатель. Приказ о приёме на работу стал необязательным документом, и подтверждением трудовых отношений служит трудовой договор.

Пилотные проекты по внедрению кадрового электронного документооборота

5 мая 2020 года начался эксперимент по кадровому электронному документообороту, основанный на Федеральном законе № 122-ФЗ от 24 апреля 2020 года. Организации получили возможность полностью отказаться от бумажных документов и вести кадровую документацию в электронном формате с разными видами подписей, кроме трудового договора.

1 июня 2023 года начался новый эксперимент по переходу на КЭДО в госорганах, где федеральные органы обязаны использовать ЕИСУКС. Коммерческие компании могут использовать свою инфосистему или платформу «Работа в России». Эксперты считают, что «Работа в России» может стать основной платформой КЭДО, но её обязательное применение не предусмотрено, и работодатели могут выбирать собственные инфосистемы или сторонние решения.

Выводы:

Таким образом, законодательство не устанавливает точную дату полного перехода на КЭДО. Однако правительство планирует сделать его обязательным, и организациям следует подготовиться к этому.
Сейчас работодатели могут сами решать, переходить ли на электронный кадровый документооборот. Согласно программе цифровой трансформации, КЭДО станет обязательным для всех работодателей. Изначально Минтруд планировал ввести его до 2024 года.

Текущий эксперимент по внедрению КЭДО завершится 31 мая 2024 года, а отчёт будет представлен до конца июня. Таким образом, обязательного перехода на КЭДО с использованием «Работы в России» до конца 2024 года не ожидается.

Платформа «Работа в России» будет дорабатываться до конца 2024 года. Если результаты доработки будут положительными, то с 1 января 2025 года КЭДО станет обязательным для всех работодателей.
До конца 2024 года обязательного перехода на КЭДО не будет, но готовиться к нему стоит уже сейчас.

СКБ Контур предлагает услуги по организации электронного кадрового документооборота и выпуску цифровых подписей для сотрудников.